مدیریت محتوای سازمانی چیست؟

دورهمی شماره ۲
۲۰ خرداد ۱۳۹۶
ارزیابی عملکرد کارکنان
۲۸ خرداد ۱۳۹۶

مدیریت محتوای سازمانی مجموعه‌ای نظام مند و سازمان یافته از اطلاعات است که توسط سازمانها و مدیران کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد. قبل از هر چیز باید این نکته مهم را متذکر شد که مدیریت محتوای سازمانی در مرحله اول یه نگرش سازمانی است و سیستم به عنوان ابزاری برای مدیریت و توسعه و نگهداشت این تفکر و نگرش مورد استفاده قرار می گیرد. به عبارتی نگرش موجود نقش زیرساخت سیستم و بستر قرارگیری آن را بازی می کند. پس در قدم اول ما باید درک صحیحی از فرهنگ حاکم بر این سیستم داشته باشیم تا بتوانیم در مراحل استقرار و نگهداشت این سیستم به خوبی عمل کنیم.

تعریف

ECM مخفف کلمه Enterprise Content Management است و ترکیبی پویا از استراتژی ها، روش ها، و ابزار جهت ضبط، مدیریت، ذخیره، نگهداشت و ارائه اطلاعات از فرآیندهای کلیدی سازمان در طول چرخه فعالیت آن سازمان است. یکی از اهداف اصلی ECM یا سیستم مدیریت محتوای سازمانی، شناسایی و از بین بردن فرآیندهایی است که می‌تواند یک سازمان را با مشکلات بالقوه‌ای مواجه کند.

هر ECM را می توان به ۵ بخش اصلی تقسیم کرد که شامل: ضبط، مدیریت، ذخیره، نگهداشت و ارائه می باشد. هر بخش دارای اهداف زیر است.

- ضبط : ایجاد ، جمع آوری و سازماندهی اطلاعات ورودی مانند نامه ها و اسناد و مدارک و دستورالعمل ها.

- مدیریت : مدیریت اطلاعات ، تغییر و استخراج اطلاعات و داده کاوی و دسته بندی.

- ذخیره : ذخیره موقت اطلاعات در بازه های زمانی کوتاه و پردازش اولیه.

- نگهداشت : تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات در دوره های زمانی بلند مدت و بروزرسانی سوابق ذخیره شده.

- ارائه : توزیع اطلاعات درخواستی به کاربران و مشتریان و تهیه و توزیع خوراک های اطلاعاتی و پژوهشی به واحدهای ذینفع و مالکان فرآیندهای سازمانی.

مزایای ECM

یک سیسم مدیریت محتوای سازمانی موثر می تواند در دسترسی آسان به اطلاعات یک سازمان، ایجاد امنیت در داده ها و به حداقل رساندن زمانهای گردش کار در یک سازمان کمک کند. همچنین جلوگیری از ورود داده های تکراری، نگهداری یک یا چند نسخه پشتیبان از هر سند بجای چندین نسخه کپی اسناد و مدارک از مشخصه های اصلی یک ECM است.
سیستم مدیریت محتوای سازمانی فرآیندهای یک سازمان را مدیریت می‌کند. دسترسی آسان به اطلاعات و به حداقل رساندن زمان گردش کار در یک سازمان از مشخصه‌ها و مزایای بارز این سیستم است.
ادمین
ادمین
این ریتیل یک رویداد هفتگی و فرصتی برای کارآفرینان صنعت خرده فروشی و سرمایه‌گذاران است که در آن به شبکه‌سازی،‌ تبادل نظر و یادگیری از یکدیگر می پردازند. دورهمی های این ریتیل با موضوعات کاملا تخصصی و کاربردی از قبل اطلاع رسانی شده و مستندات آن بر روی همین وب سایت منتشر می شود.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *